اهداف ورشة العمل

·   تعريف المشاركين بماهية المراسلات البريدية ومهارات استخدامها بطريقة سهلة ومحترفة

·   الأساليب الحديثة فى عملية أرشفة المراسلات البريدية من خلال الحاسب الآلى أو من خلال وحدة التخزين المركزية للاستفادة منها في تنظيم ومتابعة العمل وذلك من خلال تمكين المشاركين بما يلى :

·      استخدام تقنية الحاسب الآلي في حفظ وتبادل الوثائق والمعاملات داخل المؤسسة وسهولة تتبعها والوصول اليها عند الحاجة.

·      استخدام شبكة الإنترنت فى إرسال واستقبال المراسلات الإدارية

·      تحديد مستويات الصلاحية داخل النظام (المراقب– الإشراف– السكرتارية- المستخدمين)

·      استخدام مفهوم التوقيع الإلكتروني والسعي لتوقيع المعاملة من نفس النظام للمراسلات الصادرة من امؤسسة.

محاور ورشة العمل

·   إرسال واستقبال المراسلات البريدية الإلكترونية

·   مفهوم الرسائل البريدية اإلكترونية

·   كيفية إعداد المراسلات حفظها وإرسالها .

·   كيفية إرسال البريد الإلكتروني واستلامه

·   إدارة رسائل البريد الإلكتروني

·   تعقب البريد الإلكتروني وتنظيمه وإدارته

·   الاتصال من خلال الإرسال الفوري

·   كيفية إعداد قوائم المراسلات .

·   جدولة وتحديد المهام والتوقيت الزمني لها .

·   المدمجة. SMS ومشاركة التقويم المطور والرسائل النصية RSS إدارة المراسلات الإلكترونية المستقبلية التكامل مع ملفات

·   الدمج البريدى للمراسلات الإدارية

·   دمج الرسائل البريدية

·   دمج البريد إلكتروني

·   إنشاء المغلفات البريدية

·   إنشاء بطاقات العنونة

·   المراسلات الفورية لإدارة الشركات

·   أهداف نظام سير المعاملات الإدارية

·   خطوات إدخال الوارد إلى النظام من قبل السكرتاريه

·   سير المعاملة الإدارية

·   البحث في الوثائق الإدارية

·   منبه الوارد

·   متابعة الوثائق الإدارية

·   تقارير الوثائق الحالية

·   متابعة تدفق الوثائق

·   الأرشفة الإلكترونية للبريد الإلكترونى والفاكسات

·   إرسال واستلام وأرشفة الفاكسات من خلال الحاسب الآلى

·   أرشفة الكتابات الإدارية الصادرة والواردة

·   أرشفة البريد الصادر والوارد

·   أمن المراسلات الإدارية الإلكترونية

·   الأسس المكونة لتأمين المعلومات ومفاهيمها

·   وضع برنامج تأمينى لحماية أنظمة المعلومات

·   برنامج للتوعية بأهمية المعلومات لجميع المستويات الإدارية

·   الظروف البيئية المناسبة لحفظ وتأمين الوثائق

·   المشكلات التي تواجه العاملين بإدارات الحفظ للوثائق والمعلومات ومعالجتها

·   الأساليب الحديثة فى تأمين المعلومات